Warum immer mehr Kanzleien an administrativen Routinen ersticken
Und wie sich dieser Engpass technisch lösen lässt.
Ohne neue Software, ohne Cloud, ohne zusätzliches Personal.
Eine Botschaft von Niklas Riedel
Berater für Prozessautomatisierung & digitale Struktur für Anwälte und Kanzleien
Sehr geehrte Damen und Herren,
kennen Sie dieses Gefühl?
Sie kommen morgens in die Kanzlei, der Kaffee ist noch heiß, und bevor Sie die erste juristisch anspruchsvolle Akte öffnen können, sehen Sie das Chaos:
- Der beA-Posteingang quillt über.
- Dutzende E-Mails mit Anhängen warten darauf, manuell heruntergeladen, umbenannt und abgelegt zu werden.
- Ihre Rechtsanwaltsfachangestellten (ReFas) – Ihre wertvollsten Stützen – wirken schon um 09:00 Uhr gestresst.
Sie ahnen es bereits: Das hier ist kein "Brief", um Ihnen etwas zu verkaufen. Dies ist eine Warnung und gleichzeitig ein Lösungsvorschlag für ein strukturelles Problem, das den deutschen Rechtsmarkt gerade leise, aber gewaltig umkrempelt.
Wenn Sie weiterlesen, zeige ich Ihnen einen Weg, wie Sie ohne neue Software, ohne Cloud-Risiko und ohne zusätzliches Personal bis zu 20 Stunden administrative Arbeit pro Woche eliminieren.
Aber zuerst müssen wir über die Realität sprechen.
Die Lüge vom "Wir finden schon noch gutes Personal"
Seien wir ehrlich: Der Arbeitsmarkt für qualifizierte ReFas ist leergefegt.
Wenn eine Ihrer Fachkräfte heute kündigt oder in Rente geht, wie lange dauert es, bis Sie adäquaten Ersatz finden? 3 Monate? 6 Monate? Oder finden Sie gar niemanden mehr, der Ihren Qualitätsansprüchen genügt?
Das Problem ist: Während Personal immer knapper und teurer wird, nimmt die bürokratische Last nicht ab. Im Gegenteil. Die Digitalisierung der Justiz (beA, E-Akte) hat paradoxerweise erst einmal mehr manuelle Arbeit geschaffen.
Ist das Ihr Alltag?
Machen Sie kurz den Check. Trifft einer dieser Punkte auf Ihre Kanzlei zu?
- Sie oder Ihre teuersten Anwälte müssen manchmal selbst "Postbote" spielen und Dokumente ablegen, weil das Sekretariat krank oder überlastet ist.
- Sie zahlen einer Fachkraft 3.000 € bis 4.000 € Brutto-Gehalt, aber diese Fachkraft verbringt 30% ihrer Zeit mit Aufgaben, die ein Praktikant (oder ein Computer) erledigen könnte: Dateien umbenennen, Drag & Drop, Ordner suchen.
- Es passieren Flüchtigkeitsfehler. Ein Dokument landet in der falschen Akte. Eine Frist wird fast übersehen, weil der Posteingang nicht rechtzeitig geleert wurde.
Wenn Sie hier innerlich nicken, dann haben Sie ein Effizienz-Problem. Aber das ist noch nicht das Schlimmste. Das ist nur die Oberfläche.
Warum dieser Zustand Ihre Kanzlei gefährdet
Lassen Sie uns das Problem verschärfen. Was passiert, wenn Sie nichts ändern?
Viele Kanzleiinhaber denken:
"Ach, das geht schon noch so weiter. Wir haben das immer händisch gemacht."
Das ist ein Trugschluss, der Sie profitables Wachstum und am Ende Ihre Sicherheit kosten kann.
- Sie verbrennen Marge Rechnen Sie mal nach: Wenn eine ReFa 2 Stunden am Tag mit Post-Sortierung und Ablage beschäftigt ist, sind das 10 Stunden die Woche. Das sind ca. 40 Stunden im Monat. Bei Vollkosten von ca. 35 €/Stunde verbrennen Sie 1.400 € jeden Monat – nur für das Sortieren von Papier und PDFs. Das sind 16.800 € pro Jahr. Geld, das Sie einfach zum Fenster hinauswerfen.
- Die "Burnout-Falle" für Ihre besten Leute Gute Mitarbeiter wollen arbeiten, nicht klicken. Wenn eine qualifizierte ReFa den ganzen Tag nur stumpfe Dateneingabe macht, sinkt die Motivation. Frustrierte Mitarbeiter werden öfter krank. Oder sie gehen zur Konkurrenz, die modernere Arbeitsweisen bietet. Können Sie es sich leisten, Ihre beste Kraft zu verlieren, nur weil Ihre Prozesse veraltet sind?
- Das Haftungsrisiko Menschen machen Fehler. Wenn jemand müde ist, landet der Schriftsatz in der falschen Akte. In meiner Zeit als Prozessberater bei der gesetzlichen Unfallversicherung habe ich gelernt: Der Faktor Mensch ist bei repetitiven Aufgaben das größte Sicherheitsrisiko. Ein Computer wird nie müde. Er vergisst nie ein Aktenzeichen. Er macht keine Flüchtigkeitsfehler.
Das Szenario, vor dem jeder Inhaber Angst hat:
Stellen Sie sich vor, Ihre wichtigste Kraft im Vorzimmer fällt morgen für 6 Wochen aus. Wer macht die Post? Wer macht die Ablage? Sie. Und in dem Moment sind Sie kein Anwalt mehr, der 250 €+ die Stunde abrechnet. Sie sind ein überbezahlter Sachbearbeiter. Ihr Umsatz bricht ein. Ihre Mandanten warten.
Das ist das "Hamsterrad". Und Sie kommen da nicht raus, indem Sie "einfach schneller arbeiten".
Vielleicht haben Sie schon versucht, das Problem zu lösen. Meistens mit zwei Strategien, die nicht funktionieren:
Falsche Strategie 1: "Wir stellen mehr Leute ein."
Selbst wenn Sie jemanden finden – wollen Sie wirklich eine weitere Person bezahlen, nur um ineffiziente Prozesse am Leben zu halten? Sie bekämpfen das Symptom, nicht die Ursache. Mehr Personal bedeutet auch mehr Management-Aufwand für Sie.
Falsche Strategie 2: "Wir kaufen eine neue Super-Software."
Dann kommen die Sales-Leute der großen Software-Häuser. Sie versprechen Ihnen das "Papierlose Büro in der Cloud". Was sie Ihnen nicht sagen:
- Sie müssen alle Daten migrieren (Chaos!).
- Ihre Mitarbeiter müssen komplett umgeschult werden (Widerstand!).
- Ihre Daten liegen plötzlich auf fremden Servern (Sicherheitsrisiko!).
Als jemand, der aus der konservativen Versicherungswirtschaft kommt, sage ich Ihnen: Tun Sie das nicht. Verändern Sie niemals ein "Running System", nur um ein kleines Problem zu lösen.
Sie brauchen keine neue Kanzleisoftware. Sie brauchen keine Cloud. Sie brauchen einen Verbinder.
Der "Digitale Post-Mitarbeiter" für On-Premise Systeme
Was wäre, wenn Sie Ihre bestehende Software (RA-MICRO, Datev Anwalt, etc.) behalten könnten... ...aber jemand anderes würde die Klicks machen?
Ich habe eine Methode entwickelt, die Technologien wie n8n und Microsoft Power Automate Desktop nutzt, um genau das zu tun.
Stellen Sie es sich wie einen unsichtbaren Mitarbeiter vor, der in einem kleinen Computer in Ihrem Serverraum sitzt.
Wie dieser "Digitale Mitarbeiter" arbeitet:
- Er sieht alles: Er überwacht Ihre Eingangskanäle (E-Mail-Postfächer, Scanner-Ordner, beA).
- Er erkennt den Kontext: Er analysiert automatisch den Betreff, den Dateinamen oder nutzt lokale Texterkennung, um das Aktenzeichen (z.B. "12/24") und den Dokumententyp sicher zuzuordnen – ohne dass die Daten jemals Ihren Server verlassen.
- Er bedient Ihre Software: Jetzt kommt der Clou. Der Bot kann Ihre Kanzleisoftware bedienen. Er klickt auf "E-Akte". Er sucht die Akte. Er speichert das Dokument. Er benennt es korrekt nach Ihrem Schema (z.B. "2025-10-12_Klageerwiderung_Eingang").
- Er informiert Sie: Er schickt dem zuständigen Anwalt eine kurze Info oder legt die Akte auf Wiedervorlage.
Das Geniale daran:
- Er wird nie krank.
- Er arbeitet auch nachts und am Wochenende.
- Er kostet keine Sozialabgaben.
- Er macht keine Tippfehler.
Und das Wichtigste: Es findet kein Systemwechsel statt. Ihre Mitarbeiter arbeiten morgen genau so weiter wie heute – nur dass die nervige Ablage schon erledigt ist, wenn sie morgens den PC einschalten.
Vielleicht fragen Sie sich:
"Herr Riedel, klingt gut, aber ist das sicher?
Ich bin Anwalt, ich habe Verschwiegenheitspflichten."
Genau deshalb arbeite ich nicht mit Standard-Cloud-Lösungen, wie sie Marketing-Agenturen nutzen.
Mein Sicherheits-Versprechen (Die "Versicherungs-DNA"):
- 100% On-Premise: Die Automatisierung läuft lokal auf Ihrer Hardware oder Ihrer privaten Server-Umgebung. Keine Daten verlassen Ihr Haus, um irgendwo in den USA verarbeitet zu werden.
- Transparenz: Wir nutzen Industriestandards (Microsoft), keine obskure Bastel-Software. Ihr eigenes IT-Systemhaus wird in den Prozess eingebunden und behält die volle Kontrolle.
- Datenschutz: Da die Daten das Haus nicht verlassen, ist dies DSGVO-konform und § 203 StGB-konform.
Unverbindliche Prozessanalyse
In einem kurzen Gespräch von etwa 20 Minuten klären wir gemeinsam,
ob und in welchem Umfang sich administrative Abläufe in Ihrer Kanzlei technisch automatisieren lassen.
Das Gespräch dient ausschließlich der Einschätzung von Machbarkeit und Nutzen.
Es handelt sich nicht um ein Verkaufsgespräch.
Wenn sich zeigt, dass eine Umsetzung in Ihrer IT-Struktur nicht sinnvoll ist,
beenden wir den Austausch ohne weitere Schritte.
Wenn es sinnvoll ist, erhalten Sie eine klare Einschätzung der möglichen nächsten Optionen.
Zur Terminabstimmung benötige ich lediglich Ihre Kontaktdaten.
Ich melde mich persönlich bei Ihnen zurück.
Weiterführende Informationen
Plattformen
Verfolge mich auf meinen Social Media Kanälen, damit du nichts mehr verpasst. Ich veröffentliche dort täglich branchenrelevante Neuigkeiten und Infos zum Thema Digitalisierung & Automatisierung, die du dir als Unternehmer nicht entgehen lassen darfst!
© 2025 Niklas Riedel
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